Ben je ZZP’er of Freelancer en heb je regelmatig nieuwe opdrachtgevers, dan doe je er verstandig aan om bij elke nieuwe opdracht te zorgen voor een overeenkomst van opdracht. Zo weet je zeker dat je op een lijn zit met je opdrachtgever en er zo min mogelijk misverstanden kunnen bestaan. 

Wet DBA

Voorheen hadden we de VAR: Verklaring Arbeidsrelatie. Na het invullen van een formulier kreeg je van de Belastingdienst een verklaring dat je voor bepaalde werkzaamheden als zelfstandige werd aangemerkt en er dus geen sprake zou zijn van loondienst. De VAR is inmiddels afgeschaft. Daar is niets voor teruggekomen, waardoor de Belastingdienst telkens zal toetsen of er sprake is van loondienst. Als er géén sprake is van loondienst, dan werk je als zelfstandige. Helaas niet andersom.
In een overeenkomst moet daarom expliciet vermeld worden dat het overeenkomst van opdracht is. Afhankelijk van het soort opdracht moet je vervolgens ook nog expliciet maken dat er sprake is van vrije vervanging, dus dat jij kunt kiezen om iemand anders de opdracht uit te laten voeren, of dat er geen sprake is van werkgeversgezag, zodat je zonder leiding en toezicht en zonder (te veel) inmenging van de opdrachtgever de opdracht uit zult voeren.

Omschrijving van de opdracht

Belangrijk is verder om vooral de opdracht goed te omschrijven. Het liefst zo specifiek mogelijk. Hoe specifieker het is, hoe kleiner de kans op misverstanden. Het helpt bovendien om alles vooraf zo goed mogelijk door- en uit te spreken. Als jullie er namelijk vooraf niet uit komen of zeggen iets later wel te regelen, dan kom je er op dat latere moment waarschijnlijk ook niet uit.
Door goed te omschrijven welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden of wat er geleverd moet worden, kan later ook beter getoetst worden of beide partijen zich aan de overeenkomst hebben gehouden.

Termijnen

Spreek bovendien af welke termijnen er gehanteerd worden. Allereerst bijvoorbeeld termijnen van levering. Ook wanneer je informatie of materialen van een opdrachtgever nodig hebt. Als die er niet op tijd zijn, kun je immers niet aan het werk. Spreek ook af dat als je het niet op het afgesproken moment hebt ontvangen, jouw levertermijnen ook zullen wijzigen.
Spreek bovendien een betalingstermijn af. Als je niets afspreekt moet er binnen 30 dagen na factuurdatum betaald worden, maar 14 dagen is steeds gebruikelijker. Wil jouw opdrachtgever een langere termijn hanteren? Dat mag alleen in samenspraak met jou en het mag niet ten kosten gaan van jouw liquiditeit. Wist je trouwens dat je volgens de Belastingdienst altijd moet factureren voor de 15^e van de maand volgend op de maand waarop je het werk hebt verricht of producten hebt geleverd?

Prijs

Niet onbelangrijk natuurlijk: de prijs. Of de berekening ervan. Zorg daarom ook dat duidelijk is waar de prijs op ziet. Maak je een vaste prijs voor een bepaalde hoeveelheid uren of voor het leveren van omschreven werk. En wat doe je bij meer of minder werk? As je met een uurprijs werkt, is het goed om af te spreken of je bijvoorbeeld een vast of maximum aantal uren mag besteden of dat je het moet melden wanneer je een bepaald aantal uren bereikt. Je wil achteraf geen problemen kunnen krijgen over de te betalen prijs.

Algemene Voorwaarden

Schrijf ook op of er algemene voorwaarden van toepassing zijn en van wie dan. Er kan namelijk een zogenaamde ‘battle of forms’ ontstaan wanneer zowel jouw opdrachtgever als jij willen dat hun algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het liefst schrijf je dus op welke algemene voorwaarden er van toepassing zijn. Of als ze het allebei zijn en er zijn bepalingen tegenstrijdig, neem dan in de overeenkomt op welke er voor gaan of welke alternatieve afspraken er gemaakt kunnen worden.

Intellectuele Eigendom

Lever je iets creatiefs? Dan doe je er verstandig aan ook iets daarover af te spreken. Van wie is het auteursrecht? Mag de opdrachtgever het wel gebruiken om als merk of model in te schrijven? Hoe mogen ze de werken verder nog gebruiken? Mag jij het in je portfolio opnemen? En meer van dat soort zaken.

Schrijf alles op wat jij belangrijk vindt

De laatste en misschien wel belangrijkste tip is om zo veel mogelijk op te schrijven. Wees niet bang om verwachtingen uit te schrijven en mondelinge afspraken op papier te bevestigen. Ook als je dat niet op een juridisch of formele manier kunt omschrijven. Probeer wel weg te blijven bij vage termen of leg je terminologie uit. Wees zo specifiek als mogelijk. Werk eventueel met bijlagen als dat handig is. Sluit af met een datum en handtekeningen van beide partijen.
 

Verder lezen?

Meer info over de opdrachtovereenkomst & andere juridische zaken? Check bijvoorbeeld:
Haar twee boeken: Wetboek voor bloggers & Wetboek voor webwinkels.
  

Algemene voorwaarden zijn een must voor elke ondernemer. Makkelijk gezegd als jurist natuurlijk. ‘Wij van WC Eend adviseren WC Eend’. Toch is het echt zo. Al is het maar omdat veel beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen eisen dat je Algemene Voorwaarden hebt. Je kunt er veel aansprakelijkheid mee uitsluiten. Bovendien zijn ze handig, omdat je hier alle afspraken in opneemt die je met al je klanten of opdrachtgevers wil maken. Hoef je het daar in elk geval niet meer over te hebben tijdens de onderhandelingen.

Algemene voorwaarden zijn algemeen

Volgens de wet zijn alle bepalingen die je meerdere malen gebruikt algemene voorwaarden. In de algemene voorwaarden mag dus niets staan dat per opdracht of verkoop specifiek is. Wat er bijvoorbeeld wel in kan staan:

• Betalingstermijnen
• Leveringstermijnen
• Aansprakelijkheid
• Klachtenregeling

Kernbeding

De zogenaamde kernbedingen mogen er niet in staan. Dat zijn zaken als:

• Prijs
• Welke diensten of producten je levert
• Andere zaken die voor jouw klant essentieel zijn

Grijze en Zwarte lijst

Daarnaast bestaat er in de wet een zogenaamde grijze en zwarte lijst. Hierin worden vele zaken genoemd die niet in de algemene voorwaarden mogen staan, in elk geval wanneer jouw klanten consumenten zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• Stilzwijgend verlengen van een overeenkomst met meer dan een maand
• Zeggen dat je zelf niet aan de afspraken hoeft te voldoen
• Binnen drie maanden de prijs van een product of dienst verhogen
• Jezelf vrijwaren voor schade die je veroorzaakt, waardoor de particulier voor de schade op moet draaien
• Te lange termijn om op een klacht te reageren
• Te lange opzegtermijn
• Meer dan wettelijke overmacht als overmacht aanmerken

Verschillend per branche

Werk je alleen met grote bedrijven of in elk geval met MKB, dan heb je minder last van de grijze en zwarte lijst en mag je de voorwaarden heel eenzijdig opstellen. Heb je een webwinkel, dan moet je voldoen aan de regels van het consumentenrecht en moet je bijvoorbeeld vermelden informeren over het ontbindingsrecht en over de mogelijkheid online via ODR te klagen als een klacht niet door de webwinkel zelf wordt opgelost. Heb je een creatief beroep, zoals fotograaf, muzikant, ontwerper, tekstschrijver of illustrator, dan wil je misschien wel een licentie voor het gebruik van jouw werk opnemen en aan jouw opdrachtgever uitleggen dat veel afhankelijk is van stijl en smaak. Zo zul je per branche nog andere bepalingen willen opnemen. Afhankelijk van je werkwijze kun je nog veel meer toevoegen.

Het doel van algemene voorwaarden

Het doel van de algemene voorwaarden is namelijk dat je niet alles elke keer weer hoeft uit te leggen, hoeft te bespreken of in een contract hoeft vast te leggen. Bovendien, wanneer er online al een contract gesloten kan worden, zoals bij een aankoop in een webwinkel of online inschrijven voor een cursus, is het handig om algemene voorwaarden digitaal aan te kunnen bieden, waarbij alleen nog even het hokje aangevinkt hoeft te worden voor ontvangst. Veel beter voor de verkoop van je product of dienst. Je hebt je klant niet hoeven lastigvallen met al deze bepalingen toen ze de koopbeslissing moesten nemen, maar de afspraken zijn wel met ze gemaakt!

Ter hand stellen

Let wel op! Algemene voorwaarden zijn pas onderdeel van de afspraak, wanneer de klant de algemene voorwaarden heeft ontvangen voor hij/zij akkoord ging met jouw voorstel. Stuur algemene voorwaarden daarom mee met een offerte of een contract. Wanneer een overeenkomst online gesloten wordt moeten de algemene voorwaarden aangeboden worden voor er betaald wordt of op een andere manier akkoord gegaan wordt met een aanbod. De algemene voorwaarden moeten bovendien opgeslagen kunnen worden. Lever ze daarom bijvoorbeeld als PDF aan of zorg dat ze te downloaden zijn. Verwijs in je offerte ook altijd naar de algemene voorwaarden. Meesturen met een factuur is in elk geval te laat!

Verder lezen?

Meer info over algemene voorwaarden & andere juridische zaken? Check bijvoorbeeld:
Haar twee boeken: Wetboek voor bloggers & Wetboek voor webwinkels.
  
“Algemene voorwaarden voor fotografen” in Charlotte haar shop.
“Algemene voorwaarden – online diensten” ook in de shop.

Bewaar dit artikel op Pinterest

Vorige week schreven we al een review over ‘Wetboek voor bloggers’ van Charlotte Meindersma, en vandaag is het de beurt aan haar andere boek: Wetboek voor webwinkels. 
Charlotte is jurist en eigenaresse van juridisch advieskantoor Charlotte’s Law & Fine prints. Wat wij zo bijzonder vinden aan haar: ze is ook actief als fotografe en dus zowel jurist als creatieveling. Deze combinatie geeft haar wat ons betreft een unieke positie: uiteraard kun je bij haar terecht voor adviezen over juridische zaken, maar ze snapt ook precies hoe de wereld van creatievelingen eruit ziet.
Aan de hand van een logische opbouw leer je alles dat je moet weten over het starten en runnen van jouw eigen webshop. Het kiezen van een bedrijfsnaam, administratie, inkopen & voorraad, marketing en algemene voorwaarden: dit alles (en nog veel meer) komt aan bod in het boek. Er zijn een aantal overlappende hoofdstukken met Wetboek voor Bloggers, maar staat vooral vol met informatie die speciaal toegespitst is op ondernemers met een webwinkel. Het boek bevat daarom naar onze mening vaak iets drogere stof, iets meer juridische zaken, maar dat is een logisch gevolg doordat dit boek natuurlijk een andere doelgroep heeft dan de vorige (Behalve als je een blogger bent met een webshop, of een webshop met een actief blog, dan zijn beide boeken natuurlijk erg interessant 😉 ).
“Met Wetboek voor Webwinkels in de hand kun je jezelf boetes besparen, weet je wat er niet mag en wat er wel moet. Maar je leert vooral wat er wél kan. Hoe je met slimme ideeën om regels heen kunt werken, waar zowel jij als je klant blij van worden.” – Charlotte in Wetboek voor Webwinkels.
Ook over dit boek zijn we weer zeer te spreken. Het starten van een webshop gaat samen met veel regels en het kan voor een leek nogal uitdagend zijn hier een weg in te vinden. Charlotte zorgt met dit boek voor een fijn handboek / naslagwerk voor (soon-to-be) eigenaren van webwinkels en dat is wat ons betreft geen overbodige luxe.
Wetboek voor Webwinkels is verkrijgbaar op bol.com. Ook benieuwd naar haar andere boek? Een review over Wetboek voor Bloggers vind je hier.

Als ex-rechtenstudente kan ik je vertellen: een ‘wetboek’ is nog nooit zo leuk, laagdrempelig en inspirerend geweest. In dit boek vertelt Charlotte je alles dat je moet weten over bloggen; van een stukje geschiedenis tot aan marketing en natuurlijk de juridische zaken. Alles behalve saai; een compleet naslagwerk voor de beginnende of ervaren blogger.
Charlotte bevindt zich in een unieke positie: omdat ze zowel fotografe als jurist is, kan ze adviezen geven over juridische zaken maar is ze ook een insider in de creatieve wereld. Dit maakt dat wij haar zo bijzonder vinden! Lees hier meer over Charlotte’s Law & Fineprints.
Het wetboek voor bloggers begint bij het begin: waarom wil jij eigenlijk bloggen, voor wie blog je en wie zijn je lezers? Je krijgt een klein geschiedenislesje over de herkomst van bloggen en er wordt gekeken naar de markt van nu. Het boek staat vol praktische tips over branding, praktische zaken zoals je website & logo, over marketing en social media. Telkens met daarbij de nodige juridische kanttekeningen. Interessant voor ondernemers die van bloggers hun werk hebben gemaakt of willen maken, maar ook voor ondernemers waarvan een blog onderdeel is van hun website / bedrijf.
“Met dit boek wil ik bloggers en andere online publicisten helpen tot professionaliseren en perfectioneren. Zodat bloggers zelfstandig kunnen zijn en blijven en niet afhankelijk hoeven zijn die ze ‘van horen zeggen’ hebben.” – Charlotte in het wetboek voor bloggers.
Ik kan eigenlijk niet anders dan dan jullie dit boek aan te bevelen. Veel vragen die vaak voorbij hoor komen van vrouwelijke ondernemers in bijvoorbeeld Facebook groepen worden hier in beantwoordt. Een fijn boek om eens in zijn totaliteit door te lezen, maar ook een perfect naslagwerk om in je kast te hebben staan.
Wetboek voor bloggers is verkrijgbaar bij bol.com.