Betere mailcommunicatie | Blog voor creatieve vrouwelijke ondernemers
Betere mailcommunicatie | Blog voor creatieve vrouwelijke ondernemers
5 tips voor betere en snellere e-mailcommunicatie

09/05/2017

Welkom bij The Confetti Collective. Ik ben Cynthia en ik help je om te ondernemen vanuit een goede basis & je bedrijf onweerstaanbaar te maken voor jouw ideale klant. Zodat jij het bedrijf en leven kunt creëren waar je van droomt. Omdat elk moment telt. 

follow @confetticollectivenl

E-mail…. we durven wel te zeggen dat we er een soort haat-liefde verhouding mee hebben. Onze inbox is natuurlijk de plek waar we al die leuke aanvragen vinden, maar soms ook liever even niet in kijken vanwege dat ene moeilijke mailtje dat nog beantwoord moet worden. Het is ook de plek die uitpuilt van berichten die nog beantwoord moeten worden, terwijl je het zó druk hebt met fotograferen, bewerken, vormgeven of ander zaken binnen je bedrijf. 
Toch kunnen we er niet omheen, e-mail is voor veel bedrijven en ZZP-ers het belangrijkste communicatiemiddel dat er is. En als we er dan toch aan moeten geloven, dan maar zo slim en efficient mogelijk. Met deze tips en een dosis doorzettingsvermogen is mail niet langer een struikelblok.

1.Breng structuur aan in je inbox

Richt je inbox en mappenstructuur zo in dat je in één oogopslag kan zien wat je nog moet beantwoorden. Maak een archief aan voor mailtjes die al beantwoord zijn of breng ze onder in mappen per project. Je inbox op deze manier invullen scheelt een hele hoop werk én stress. De perfecte manier om dit te doen is echter verschillend per persoon; probeer dingen uit en ga door met wat werkt!

2. Houd je e-mails kort & bondig: stick to the point 

Tuurlijk! Een persoonlijke touch aan e-mail is erg leuk, maar maak je e-mails niet al te lang en richt je vooral op het doel van de e-mail, op hetgeen dat je ermee wilt beantwoorden. Less is more. Deel bovendien je tekst in in alinea’s, dat leest makkelijker. Voor mails met veel verschillende onderdelen kan het zelfs helpen een kleine inleiding te schrijven en vervolgens met kopjes te werken om aan te geven waar de lezer wat kan vinden.

3. Gebruik een e-mailhandtekening 

Met daarin de meest belangrijkste informatie die je naar iedereen wilt sturen. Denk bijvoorbeeld aan je website, telefoonnummer maar ook social media kanalen en een link naar je algemene voorwaarden.

4. Beantwoord je mail op gezette tijden

Bijvoorbeeld twee of drie keer per dag. Laat je de rest van de dag niet afleiden door je mail, zet het programma zelfs even uit als dat nodig is. Als het echt dringend is bellen ze wel!

5. Weet wanneer e-mail niet langer de beste optie is.

Bij moeilijke gesprekken / onderwerpen zijn we snel geneigd te mailen, terwijl bellen of face-to-face communiceren sneller en efficiënter is. Ook wanneer je heel veel te bespreken hebt met iemand kan het soms slimmer zijn even te bellen of te Skypen. E-mail mag best de standaard zijn, maar blijf wel kritisch met het gebruik ervan, werk slimmer niet harder!
Hopelijk helpen de bovenstaande tips je met het efficiënter omgaan met e-mail. Heb jij nog andere tips wat betreft dit onderwerp? Of vragen? We horen graag van je!

The comments +

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *